HBR: როგორ გავხადოთ დისტანციური კომუნიკაცია უფრო ეფექტიანი?

დისტანციური კომუნიკაცია არც თუ ისე მარტივი აღმოჩნდა. შესაძლოა, ამ მაგალითებში ასახული სიტუაციიდან, რომელიმე თქვენთვის ნაცნობი აღმოჩნდეს:

საღამოს 10 საათზე კომპანიის იურისტი კოლეგისაგან საქმესთან დაკავშირებულ შეტყობინებას იღებს. ეს პირველად არ ხდება. იურისტი ფიქრობს, რომ არასამუშაო დროს საქმესთან დაკავშირებული შეტყობინებების გაგზავნას რაიმე სახის პროტოკოლი უნდა არეგულირებდეს.

კლიენტთან დიდხნიანი შეხვედრის შემდეგ, მარკეტინგის მენეჯერს ხელმძღვანელისგან ელექტრონული შეტყობინება ხვდება. ის პროექტთან დაკავშრებული ხარჯების დროულად წარდგენას ითხოვს. მარკეტინგის მენეჯერს მსგავსი მიკრომენეჯმენტი ძალიან აღიზიანებს.

ყოველკვირეულ ჯგუფურ ონლაინ ზარზე ერთ-ერთი თანამშრომელი იბნევა. ამის მიზეზი მისი კოლეგაა, რომელიც დასმულ კითხვაზე პასუხს არ სცემს, იმ მიზეზით, რომ არ ესმოდა. თანამშრომელი ფიქრობს, რომ შეიძლება მისი კოლეგა უბრალოდ უყურადღებოა, ეს მიზეზი კი ტყუილი თავის მართლება.

ციფრულმა ერამ კომუნიკაციის ისეთი მეთოდები შექმნა, რომლებიც თავისი მნიშვნელობით ბეჭდური მედიის გამოგონებას უტოლდება. ის ჩვენი მეტყველების მანერასა და სმენის უნარს ცვლის, ადამიანები ყოველდღიურად უზარმაზარიმოცულობის ინფორმაციას იღებენ, რაც ხშირად გაუგებრობისა და დაბნეულობის მიზეზი ხდება.

დისტანციურად მომუშავე ადამიანებისათვის მსგავსი გამოწვევები ნაცნობია. Gullap-ისა და აშშ-ს შრომის სტატისტიკის ბიუროს კვლევების მიხედვით, ამერიკელების 22% სახლიდან მუშაობს, ხოლო დაახლოებით 50% თავის გუნდს ვირტუალურად ემუშავება. მუშაობის სტილის მსგავსი ცვლილებები ახალი ქცევის ნორმებისა და უნარების ჩამოყალიბებას მოითხოვს.

ციფრულ კომუნიკაციას სხეულის ენა აკლია. მაშინაც კი როდესაც ადამიანები ერთობლივ ოფისში მუშაობენ, E-mail-ის ტექსტის ფორმალური ტონი ინტერპრეტაციის მრავალ საშუალებას იძლევა. მსგავსმა კომუნიკაციამ შესაძლოა, უახლოესი მეგობარიც კი დააბნიოს. ელექტრონული კომუნიკაციის არასწორი ინტერპრეტაციები მოქმედებს ადამიანის განწყობაზე, მუშაობაში ჩართულობაზე, პროდუქტიულობასა და კრეატიულობაზე.

დისტანციური კომუნიაციას შეუძლია ჩვენი საუბრის ჩვეული ნორმებიც შეცვალოს. ელექტრონული შეტყობინებების პასუხების სისწრაფე ნელია, რაც ხშირად ადამიანის ემოციებს ფარავს. მსგავსი ასინქრონული კომუნიკაცია ადამანების ნორმალური სოციალური კომუნიკაციის წესებს ეწინააღმდეგება. სწრაფი პასუხების ნაკლებობის გამო ადამიანები იბნევიან ან ფრუსტრაციას განიცდიან.

დისტანციური მუშაობის შედეგების გადასაუმჯობესებლად კომპანიებმა ახალი და უკეთესი გზები უნდა მოიძიონ. დისტანციური მუშაობისას სამი ტიპის „დაშორება“ არსებობს: ფიზიკური(დრო და ადგილი), ოპერაცული (გუნდის ზომა, სიჩქარე და უნარები) და ეფეტურობის (ღირებულებები, რწმენა, დამოუკიდებლობის ხარისხი). მენეჯერებმა მუშაობის ხარისხის გასაუმჯობესებლად პირველ რიგში“ეფექტურობის დაშორება“ უნდა შეამცირონ. უმჯობესია, თუ კომუნიკაციისას ტექტური მესიჯებისა და ხმოვანი შეტყობინებების ნაცვლად ვიდეო ზარებს გამოიყენებენ, რადგან ეს უკეთესი გზაა ემპათის შესაქმნელად. მნიშვნელოვანია, ვირტუალური Team Building-ების ორგანიზება - ასე გუნდის წევრებს რეგულარული ურთიერთობის შესაძლებლონა და კომუნიკაციის უნარების გაოყენების შესაძლებლობა ექნებათ.

ეფექტური კომუნიკაციის შემთხვევაში დისტანციურად მომუშავე გუნდებსაც შეუძლიათ ისეთივე შედეგების მიღება, როგორიც ოფისში მუშაობისას. გთავაზობთ რამდენიმე რჩევას:

ხშირი და ნათელი კომუნიკაცია: ხშირად, ეფექტურობის გასაზრდელად, მენეჯერები ნაკლებს საუბრობენ გუნდის წევრებთან. დისტანციური მუშაობისას მსგავსი კომუნიკაცია გუნდის სხვა წევრებისთვის დროის კარგვაა, რადგან ისინი ცდილობენ გაიგონ ან მიხვდნენ, რა თქვა მენეჯერმა. ეს ხშირად გაუგებრობასაც წარმოშობს. მენეჯერებმა არ უნდა მიიჩნიონ, რომ მათი რეპლიკები სხვებისთვისაც გასაგებია. ამიტომ სათქმელი რაც შეუძლება გასაგებად უნდა ჩამოაყალიბონ.

მენეჯერმა არ უნდა „დაბომბოს“ გუნდის წევრებს მსგავსი შეტყობინებებით: „ასრულებთ თქვენს დავალებას?“, „მიიღეთ ჩემი წინა შეტყობინება?“ და ა.შ. ციფრული კომუნიკაციისას მსგავსი კითხვების დასმა გუნდის სხვა წევრებისთვის არაკომფორტულია და ხშირად შევიწროებადაც აღიქვამენ. მსგავსი შეტყობინებების გამოყენება არაეფექტური და გამაღიზიანებელია. მნიშვნელოვანია, რომ მენეჯერებმა ციფრული კომუნიკაციის ტონი გონივრულად შეარჩიონ.

კომუნიკაციის ნორმების დამკვიდრება: დისტანციური მუშაობისას გუნდს კომუნიკაციის ახალი ნორმები ჭირდება. კომპანია Merck-მა ციფრული კომუნიკაციისთვის აკრონიმები შექმნა: “Four Hour Response (4HR)” and “No Need to Respond (NNTR)”. ეს აკრონიმები ვირტუალურ კომუნიკაციას უფრო პრაქტიკულს ხდის, გუნდებს თავიანთი შიდა ნორმების ჩამოყალიბება შეუძლიათ: მაგალითად, გამოიყენონ თუ არა Slack, Google Docs, WhatsApp ჯგუფები კომუნიკაციისათვის. ნორმების ჩამოყალიბება ინდივიდუალურ დონეზეც შეიძლება: მაგალითდ, თითიეულ ადამიანს შეუძლია თავისი წერის სტილი და ტონი ჰქონდეს- ზოგი ადამიანი მოკლე და სწრაფ პასუხებს ანიჭებს უპირატესობას, ზოგს კი გრძელი და დეტალური პასუხები ურჩევნია. ამასთან, ადამიანები იუმორისა და არაფორმალური საუბრის პრეფერენციებითაც განსხვავდებიან.

ვირტუალური კომუნიკაციისას ადამიანის პროგნოზირება გამოსადეგი თვისებაა. ყველა ადამიანი უნიკალურია, თუმცა მუდმივი ქცევები სხვა ადამიანებს მათი მომავალი ქმედებების ამოცნობასა და გაგებაში ეხმარება. თუ ორ ადამიანს ერთმანეთის ესმის, მუშაობის პროცესი უფრო მარტივი ხდება. ვირტუალური კომუნიკაციისას ადამიანებმა უნდა ჩამოიყალიბონ პირადი ეტიკეტი და მიყვნენ მას თანმიმდვერულად, ასე საქმეს სხვებსაც გაუმარტივებენ

ვირტუალური კომუნიკაციის დაფარული შესაძლებლობები: შესაძლოა, ეკრანს მიღმა ჯდომამ ადამიანებს დამატებითი შესაძლებლობები გაუჩინოს: მაგალითად, ის ადამიანები, რომლებიც ხმამაღლა საკუთარ აზრს რთულად აფიქსირებენ, ვირტუალური კომუნიაკციისას უფრო თამამები ხდებიან. ტექსტური კომუნიკაცია ნაკლებ ფიზიკურ და პიროვნულ უნარებს მოითხოვს, რაც ხელს უწყობს გადაწყვეტილების მიღებას. კვლევების მიხედვით, ინტროვერტი ადამიანები ვირტუალური კომუნიკაციისას უფრო აქტიურები არიან. ციფრული კომუნიკაციისას მნიშვნელოვანია პუნქტუაციის, გრამატიკისა და სიტყვების სწორად შერჩევაც, რადგან არასწორმა სიტყვებმა და გრამატიკულმა შეცდომებმა, შესაძლოა ზოგიერთი ჯგუფის წინასწარ ცუდი განწყობა გამოიწვიოს.

ვირტუალური კომუნიკაციისას სხეულის ენის ნაკლებობა არ ნიშნავს აუცილებლად იმას, რომ ადამიანები საკუთარ სათქმელს ისე ვერ გადმოსცემენ, როგორც სურთ. ციფრულმა სამყარომ შექმნა „ემოციები“ და „ემოჯი“ ფუნქციები, რაც ადამიანს საკუთარი აზრის დაფიქსირებაში ეხმარება. მაგალითად, ნეგატიური ემოციის ან ემოჯის გამოყენება, ისეთივე ემოციის აღმნიშვნელია, როგორც მრისხანე სახის გამომეტყველება.

კარგი განწყობის სივრცე: დაბადების დღის აღნიშვნა დისტანციური მუშაობისასაც ძალიან მნიშვნელოვანია. სოციალიზაციის და აღნიშვნის ვირტუალური სივრცის შექმნა ამყარებს ადამიანებს შორის ურთიერთობას და მომავალი კოლაბორაციისთვისაც საფუძველს ამზადებს. ერთერთი კომპანია ახალი თანამშრომლის წარმატებით დასრულებულ გამოსაცდელ პერიოდს აღნიშნავს მისი პერსონალურ ემოჯის შექმნით. მოჭარბებულ ვირტუალური კომუნიკაციის პროცესში ყველა ადამიანს ექმნება გაუგერბობები . ამ პრობლემის გადაწყვეტა ტექნოლოგიებს არ შეუძლია (რა თქმა უნდა, დეველოპერები ამ ხარვეზის ამოვსებას შეეცდებიან). პრობლემის გადაჭრის გასაღები ახალი წესების გამოგონებასა და კომუნიკაციის იმ უნარების დახვეწაშია, რასაც ჩვენი ციფრული ერა მოითხოვს.