რა იწვევს უსარგებლო შეხვედრებს და როგორ შევამციროთ მათი რაოდენობა

ბევრ შეხვედრაზე დასწრება შეიძლება ძალიან დამღლელი და სტრესული იყოს. შეხვედრების პროდუქტიულობა და ხარისხი იკლებს, როდესაც დასაქმებული არ არის ჩართული, ის ხდება დემოტივირებული და კარგავს ძვირფას სამუშაო დროს. მიუხედავად ამისა, სამუშაო დროის ძირითადი ნაწილი მაინც დაუსრულებელ შეხვედრებს უჭირავს. რა არის საჭირო იმისთვის, რომ გავთავისუფლდეთ შეხვედრების მიმართ არსებული კოლექტიური მიჯაჭვულობისგან?

Harvard Business Review გვიზიარებს ყველაზე გავრცელებულ ფაქტორებს, თუ რატომ ვესწრებით და ვატარებთ საჭიროზე მეტი რაოდენობის შეხვედრებს. ასევე, Harvard Business Review გვთავაზობს სტრატეგიებს, როგორ გავუმარტივოთ დასაქმებულებს, მენეჯერებს და სრულად კომპანიას, შეხვედრებთან დაკავშირებულ გამოწვევებთან გამკლავება.

1. მნიშვნელოვანი შეხვედრების გამოტოვების შიში;

გაუთავებელ შეხვედრებზე დასწრების ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული შიშია მნიშვნელოვანი საკითხების გამოტოვების შიში (fear of missing out). დასაქმებულებს შეიძლება ეშინოდეთ, რომ მათი კოლეგები შეხვედრაზე დაუსწრებლობის გამო განსჯიან ან მეტიც, ყველა შეხვედრას თუ არ დაესწრებიან, დაავიწყდებათ მათი არსებობა. იდეალური თანამშრომლის სტატუსი და მისი პროდუქტიულობა გაიგივებულია დასწრებასთან.

გამოტოვების შიში აქვთ არა მხოლოდ შეხვედრაზე დამსწრეებს, არამედ მათ ორგანიზატორებსაც. როდესაც გეგმავთ შეხვედრას, გახსოვდეთ, რომ ვინმეს გამოტოვება არ ნიშნავს მათ შეურაცხყოფას. წინასწარ ჰკითხეთ დასაქმებულებს ვინ მუშაობს კონკრეტულ საკითხზე და მოიწვიეთ პირები, რომლებსაც უშუალოდ ეხებათ შეხვედრაზე განსახილველი თემები, ცხადად მიუთითეთ შეხვედრაზე დასწრება არის თუ არა სავალდებულო.

მენეჯერი თავად უნდა გახდეს მაგალითი გუნდის წევრებისთვის და თავად შეცვალოს შეხვედრების მიმართ არსებული კულტურა. დასაქმებულების წასახალისებლად, თავად თქვით უარი უსარგებლო შეხვედრებზე, განსაზღვრეთ დრო, რომლის განმავლობაშიც არ ხართ ხელმისაწვდომი შეხვედრებისთვის და წაახალისეთ თქვენი გუნდის წევრებიც ამგვარად მოიქცნენ.

2. ეგოისტური გადაუდებლობა;

ხშირად, მენეჯერები შეხვედრებს ნიშნავენ მათთვის ხელსაყრელ დროს და არ ითვალისწინებენ შეხვედრის სხვა მონაწილეების საჭიროებებს, დღის განრიგს. ზოგიერთი მენეჯერი განზრახ ნიშნავს შეხვედრას ასეთ დროს და აიძულებს თანამშრომლებს შეცვალონ საკუთარი გეგმები. მენეჯერები არ ფიქრობენ იმაზე, რომ თანამშრომელი შეიძლება უფრო მნიშვნელოვან დავალებას ვერ ასრულებდეს მოულოდნელად დანიშნულ შეხვედრაზე დასწრების გამო.

ყველა შეხვედრას თავისი ღირებულება აქვს. მენეჯერებმა შეხვედრების დაგეგმვისას უნდა გაითვალისწინონ რა არის ამ შეხვედრის ფასი. მაგალითად, ერთ-ერთმა კომპანიამ აღმოაჩინა, რომ შუა რგოლის მენეჯერების ყოველკვირეული შეხვედრა კომპანიას უჯდებოდა წელიწადში 15 მილიონზე მეტი დოლარი.

შეხვედრების ღირებულების დასათვლელად შეგიძლიათ გამოიყენოთ სპეციალური პროგრამები. გარდა ამისა, გაესაუბრეთ თქვენს გუნდს და გაარკვიეთ, როგორ ახდენს გავლენას შეხვედრები მათ პირად და პროფესიულ ცხოვრებაზე. შეცვალეთ თქვენი მიდგომები. შეხვედრის ბოლო წუთს დანიშვნის ნაცვლად, დანიშნეთ ისინი წინასწარ, შეარჩიეთ ყველა მონაწილისთვის სასურველი და მისაღები დრო.

3. შეხვედრები, როგორც ერთგულების საზომი ერთეული;

ხშირად დამსაქმებლები შეხვედრებს იყენებენ ერთგულების საზომ ერთეულად, შემოწმების მექანიზმად, რომ დასაქმებულები ასრულებენ მათზე დაკისრებულ ვალდებულებებს. გარე დედლაინი, როგორიც შეიძლება იყოს უფროსთან ჩანიშნული შეხვედრა, შეიძლება დასაქმებულისთვის იყოს ეფექტური მოტივატორი. თუმცა, შეხვედრების ჩატარება ყველა შემთხვევაში აუცილებელი არ არის.

შეგიძლიათ თქვენს გუნდს წინასწარ უთხრათ, რომ შეხვედრა გაუქმდება, თუ დედლაინი შესრულებული იქნება დროულად. თუ სამუშაო არ შესრულდა დროულად, მაშინ შეხვედრა შეიძლება სასარგებლო იყოს, რადგან შეხვედრაზე განიხილავთ ფაქტორებს, რამაც განაპირობა დავალების ვადის გახანგრძლივება. თუ სამუშაო დასრულებულია, გაუგზავნეთ დასაქმებულს მილოცვის შეტყობინება. თუ დავალება გუნდის რომელიმე ერთმა წევრმა არ შეასრულა, არ დანიშნოთ საერთო შეხვედრა და განიხილეთ ეს საკითხი გუნდის კონკრეტულ წევრთან ერთად განცალკევებით.

4. გადაუდებლობის ეფექტი;

სტრესის დროს, უმნიშვნელო დავალებების შესრულებამ შეიძლება შვება მოგვარგოთ. შეხვედრების დაგეგმვა და მათზე დასწრება შეიძლება გაძლევდეთ შეგრძნებას, რომ რაღაც მიზანს მიაღწიეთ. რთულია უარი თქვათ ან გადადოთ შეხვედრები, რომლებიც ყოველკვირეულად ტარდება. უფრო მარტივია ჩაატაროთ ეს შეხვედრა ვიდრე გადაიაზროთ მისი ჩატარების აუცილებლობა.

შეხვედრების გაუქმება ან ადრე დასრულება გახადეთ ჩვეულებრივ მოვლენად. თუ არავის აქვს ყოველკვირეულ შეხვედრაზე განსახილველი ახალი საკითხი, გააუქმეთ შეხვედრა.

5. შეხვედრების ამნეზია;

ხშირად ერთი და იმავე საკითხის განსახილველად რამდენიმე შეხვედრის ჩატარება გვიწევს, მხოლოდ იმიტომ, რომ არავის ახსოვს რა განიხილეთ წინა შეხვედრაზე. შეხვედრების ამნეზიის თავიდან ასარიდებლად თქვენს გუნდთან ერთად მოაწყვეთ განხილვა შეხვედრის შემდეგ. გამოყავით განხილული საკითხები და მოკლედ შეაჯამეთ გადაწყვეტილებები. აქციეთ ამგვარი შეხვედრები რუტინად, რომ გუნდის წევრებთან ერთად გააანალიზოთ რას მოიცავდა შეხვედრა.

6. იგნორირება

ოდესმე მჯდარხართ სამ საათიან შეხვედრაზე გათიშული გონებით და გიფიქრიათ, რომ მხოლოდ თქვენ ამჩნევთ ამ შეხვედრის უსარგებლობას? თქვენ მარტო არ ხართ. პლურალური იგნორირება არის მიდგომა, როდესაც ყველანი ერთსა და იმავეს გრძნობთ, თუმცა, ვარაუდობთ, რომ ეს შეგრძნებები მხოლოდ თქვენ გაქვთ და არა სხვა ადამიანებს.

ამ იმედგაცრუების თავიდან ასაცილებლად, ლიდერებმა უნდა მოუწოდონ დასაქმებულებს ღიად განაცხადონ უკუკავშირი, ერთობლივად იმუშავონ და დღის განრიგიდან გააქრონ უსარგებლო შეხვედრები.

არ არსებობს თანამედროვე სამყაროს უსარგებლო შეხვედრებისგან განკურნებისთვის ერთი უნივერსალური მიდგომა, თუმცა გაითვალისწინეთ ზემოთ ჩამოთვლილი ფაქტორები. მათი ანალიზი დაგეხმარებათ შეცვალოთ კომპანიაში გარემო, გქონდეთ უფრო ჯანსაღი კომუნიკაცია და ეფექტური კავშირი დასაქმებულებთან.