შეხვედრების დროის ეფექტურად მართვის მეთოდები

შეხვედრები კორპორაციული ცხოვრების განუყოფელი ნაწილია. შეხვედრების დროს, მონაწილეები ერთმანეთს უზიარებენ მნიშვნელოვან ინფორმაციას და გეგმავენ სტრატეგიულ მიზნებს. თუ შეხვედრებს ხელშესახები შედეგები არ მოაქვთ, ისინი დროის ფუჭ ფლანგვად მოიაზრება, რამაც, შესაძლოა, კომპანიის შედეგებსა და კორპორაციულ კულტურაზე ნეგატიური გავლენა იქონიოს. გთავაზობთ, შეხვედრების დროის ეფექტურად მართვის მეთოდებს, რომლებსაც წარმატებული და ცნობილი კომპანიები იყენებენ:

Tesla & Space X: მომზადება

ელონ მასკი მსოფლიოში ცნობილი ანტრეპრენერია. მისი მარტივი საუბრის სტილი, ხშირად, მის სიჯიუტეს ნიღბავს. Tesla-ს ერთ-ერთი თანამშრომელი Quora-ზე წერს, რომ ელონ მასკი ყველა თანამშრომელს შეხვედრამდე მომზადებას სთხოვს. მისი თქმით, იგი ყოველთვის ამჩნევს, თუ შეხვედრაზე ვინმე მოუმზადებელია. ის ბრაზდება, თუ მის მნიშვნელოვან კითხვას მოუმზადებლობის გამო პასუხი ვერ გაეცემა.

ასე, რომ Tesla & Space X თანამშრომლები შეხვედრებისთვის ემზადებიან.

1. Amazon and Apple: დამსწრეთა რაოდენობა

იცოდით, რომ ჯეფ ბეზოსს კომპანიაში „2 პიცის“ წესი აქვს? ამ წესის მიხედვით, შეხვედრას თანამშრომელთა ის რაოდენობა უნდა ესწრებოდეს, რომელსაც ორი პიცა ეყოფა. ბეზოსს ძალიან უყვარს ჯგუფური ფიქრი. მისი აზრით, თუ შეხვედრას ზედმეტი ადამიანები ესწრებიან, ეს შეუძლებელი ხდება. 2 პიცის წესით, ბეზოსი აკონტროლებს დამსწრეთა რაოდენობას და ჯგუფური ფიქრიც შესაძლებელია.

სტივ ჯობსიც გამოირჩეოდა ასეთი მიდგომით. მას სურდა, შეხვედრას მხოლოდ საჭირო ხალხი დასწრებოდა და ხშირად, თანამშრომლებს შეხვედრის დატოვებასაც სთხოვდა. შეხვედრების ამ ფორმატზე, კენ სეგალი თავის წიგნში, Insanely Simple: The Obsession That Drives Apple’s Success რამდენიმე დეტალის მოგვითხობს: თურმე, სტივ ჯობსთან ერთ-ერთ შეხვედრას მისივე თანამშომელი, სახელად, ლორი ესწრებოდა. შეხვედრის დაწყებამდე, სტივ ჯობსს მისი იქ ყოფნა ეუცნაურა, ამიტომ დასწრების მიზეზი ჰკითხა. ლორიმ აუხსნა, რომ იგი ჩართული იყო იმ მარკეტინგულ პროექტებში, რომლის განხილვასაც ისინი შეხვედრაზე აპირებდნენ. სტივ ჯობსმა ლორის იქ ყოფნა ზედმეტად მიიჩნია, ამიტომ სთხოვა, შეხვერის ოთახი დაეტოვებინა და საუბარი ისე განაგრძო, თითქოს არაფერი მომხდარა.

2. Apple და Facebook - მსუბუქი თუ ხისტი მეთოდი

სტივ ჯობსი შეხვედრებს ხშირად მსუბუქი კომუნიკაციით წარმართავდა. მას უყვარდა თანამშრომლებთან მარტივი საუბარი, შეხვედრებზე წამოჭრიდა თემებს, რომლებიც მას მნიშვნელოვნად მიაჩნდა, შემდეგ კი თანამშრომლებს შესაძლებლობას აძლევდა მათი მოსაზრებით მნიშვნელოვანი საკითხები განეხილათ. ჯობსისგან განსხვავებით, სრულიად განსხვავებული მეთოდით წარმართავს შეხვედრებს Facebook-ის COO, შერილ სანდბერგი.

სანდბერგი შეხვერებისას კომუნიკაციის ხისტ სტილს ირჩევს. მას შეხვერამდე მზად აქვს ყველა განსახილველი საკითხი და „გეგმას“ დეტალურად მიჰყვება. თუ ჩამოწერილი საკითხების განხილვა დროზე ადრე დასრულდა, შეხვედრაც სრულდება. ზოგი კომპანიისთვის შეხვედრებისას მსუბუქი კომუნიკაციის მეთოდი შესაძლოა ახალი იდეების წყარო გახდეს, თუმცა Facebook-მა „მკაცრი დისციპლინის“ გზა აირჩია.

3. Microsoft and Yahoo - შეხვედრის ხანგრძლივობა

Microsoft-ის აღმასრულებელი დირექტორი, სატია ნადელა, კომპანიის მენეჯმენტთან ოთხ საათიან შეხვედრებს მართავს. მისი აზრით, ასეთი შეხვედრები ფიქრის სინქრონულობას უზრუნველყობს და თავიდან იცილებს ორაზროვნებას, რაც კომპანიაში ჯანსაღი გარემოსთვის აუცილებელია. სატია ნადელას მიდგომა განსხვავდება Yahoo-ს CEO-ს და Google-ის ყოფილი თანამშრომლის, მარისა მეიერის მიდგომისგან, რომელიც კვირაში დაახლოებით 70 ხუთ ან ათ წუთიან შეხვედრას ატარებდა, კვირაში 70- ჯერ

მარისა მეიერის აზრით, შეხვერების ასეთი ფორმატი პრობლემასა და მისი გადაჭრის გზებზე ყურადღების გამახვილების საშუალებაა. ხანგრძლივი შეხვედრები ეფექტურია მაშინ, როდესაც მენეჯმენტი იღებს გადაწყვეტილებებს კომპანიის განვითარებაზე თუ სტრატეგიაზე, მაგრამ ამ მიზანს ბევრი კომპანია მოკლევადიანი შეხვედრებითაც კი ახერხებს.

4. Google: გადაწყვეტილების მიღება

2011 წელს, ლარი პეიჯი, Google-ის აღმასრულებელი დირექტორი პოზიციაზე, ხელმეორედ დაინიშნა. მან კომპანიის ყველა თანამშრომელს გაუგზავნა მეილი, თუ როგორ უნდა წარემართათ შეხვედრები. მისი ერთ-ერთი მთავარი წესი იყო ყველა შეხვედრის კონკრეტული გადაწყვეტილებით დასრულება. იმ შემთხვევაში, თუ შეხვედრა არანაირი გადაწყვეტილების მიღებას არ ისახავდა მიზნად, მაშინ ის საერთოდ არ ტარდებოდა.

პეიჯის ეს გადაწყვეტილება, შეიძლება უნცაურად მოგვეჩვენოს, რადგან დღევანდელი კორპორაციული სამყარო მიჩვეულია ყოველკვირეულ ან ყოველთვიურ შეხვედრებს, სადაც შედეგების გადახედვა ხდება. იქნებ ამის გარეშეც შეუძლიათ კომპანიებს არსებობა? დღეს ძალიან ბევრი აპლიკაცია და ვებ პროგრამა არსებობს ყოველდღიური თუ ყოველკვირეული დავალებების სამართავად (Asana, Monday.ge). ასე რომ, დღევანდელ ციფრულ სამყაროში „ზედამხედველობა“ და ‘საზედამხედველო შეხვედრები“ ნაკლებ პრობლემას წარმოადგენს და დასაფიქრებელია ასეთ შეხვედრებზე დროის სწორად განაწილების პრაქტიკა.

და ბოლოს,

თანამშრომლები კომპანიის წარმატებას ქმნიან, ამიტომ კომპანიამ მათი დრო ეფექტიანად უნდა ხარჯოს. ხშირია, ფუჭი შეხვედრები, რომლებიც დაღლას, ფრუსტრაციას და დემოტივაციასაც იწვევს. კომპანიებმა უნდა განსაზღვრონ შეხვედრის მიზანი, განრიგი, ხანგრძლივობა და შეხვედრის სტრუქტურის შესახებ რამდენიმე დღით ადრე უნდა აცნობონ თანამშრომლებს. შეხვედრისთვის მომზადება შეხვედრის ეფექიანობას აუცილებლად გაზრდის. ცხადია, ყველა კომოპანიას საკუთარი კულტურა აქვს, ამიტომ ეფექტური და ეფექტიანი შეხვედრების წარმართვას დაფიქრება და კულტურის შესაბამისი ცვლილებებიც სჭირდება.