6 რჩევა, როგორ ჩავატაროთ ნაყოფიერი შეხვედრები 2024 წელს

შეხვედრები გუნდური მუშაობის განუყოფელი ნაწილია და არც 2024 წელი იქნება გამონაკლისი. პროფესიონალები ყოველდღიურად ცდილობენ სამუშაო დღის ოპტიმიზირებას, უფრო ეფექტური შეხვედრების ჩატარებას. Forbes გვიზიარებს 6 რჩევას, თუ როგორ ჩავატაროთ უფრო ნაყოფიერი შეხვედრები 2024 წელს:

1. ცხადი მიზნების განსაზღვრა;

შეხვედრის დაგეგმვამდე განსაზღვრეთ ნათელი და კონკრეტული მიზანი - რა შედეგს უნდა მიაღწიოთ შეხვედრის შემდეგ - საჭიროა გადაწყვეტილების მიღება, იდეების გაცვლა, პრობლემის გადაჭრა და სხვა? კონკრეტული მიზნის განსაზღვრით შეგიძლიათ შეხვედრა წაიყვანოთ სასურველი მიმართულებით.

2. შეხვედრის მონაწილეთა შერჩევა;

შეხვედრაზე ბევრი ადამიანის მონაწილეობა მის წარმატებულობას არ განსაზღვრავს. ყურადღებით შეარჩიეთ შეხვედრის მონაწილეები, მოიწვიეთ მხოლოდ ის ხალხი, ვისაც პირდაპირ შეეხება შეხვედრაზე მიღებული გადაწყვეტილებები.

3. შეხვედრის გეგმის მომზადება და გაზიარება;

მოამზადეთ დეტალური გეგმა, სადაც მითითებული იქნება განსახილველი საკითხები, მათ განსახილველად საჭირო დრო და შესაძლო შედეგები. გეგმა წინასწარ გაუზიარეთ შეხვედრის მონაწილეებს. ამგვარად, მათ ეცოდინებათ რაზე უნდა ისაუბრონ შეხვედრაზე და მეტად მომზადებულები დაესწრებიან მას. გეგმის დაწერისას აუცილებლად გაითვალისწინეთ დრო შესვენებისთვის.

4. დაწყების და დასრულების დრო;

პატივი ეცით შეხვედრის მონაწილეების დროს და შეხვედრა დაიწყეთ და დაასრულეთ წინასწარ განსაზღვრულ დროს. იმ შემთხვევაში, თუ ამ დროში ვერ მოახერხეთ ყველა საკითხის განხილვა, არსებული შეხვედრის გაგრძელების ნაცვლად, დაგეგმეთ დამატებითი შეხვედრა. იმ შემთხვევაში, თუ შეხვედრა ადრე დასრულდა, „დაუბრუნეთ“ დრო შეხვედრის მონაწილეებს. ყველამ ვიცით, რომ შეხვედრაზე გატარებული დრო არ არის „საკუთარი“ დრო.

5. მონაწილეობის წახალისება;

შეხვედრა ეფექტური მხოლოდ მაშინ იქნება, თუ ყველა მონაწილეს ექნება საკუთარი აზრის გამოთქმის საშუალება. შექმენით კომფორტული გარემო, სადაც გუნდის ყველა წევრს შეეძლება გამოხატოს პოზიცია და გააზიაროს უკუკავშირი. შეხვედრები საკმაოდ მოსაწყენია, ამიტომ მიეცით ადამიანებს საშუალება თავისუფლად ისაუბრონ.

6. შეჯამება;

შეხვედრის ეფექტურობა იზომება მის შემდგომ დამდგარი შედეგებით. შეხვედრა დაასრულეთ მოკლე შეჯამებით - რა გადაწყვეტილებები მიიღეთ და როგორ განაწილდა შესასრულებელი დავალებები, ვინ უნდა იმუშავოს და როგორია დავალების შესრულების დედლაინები. ყველა მონაწილეს გაუგზავნეთ წერილობითი შეჯამების მეილი. ამ გზით უზრუნველყოფთ, რომ შეხვედრის ყველა მონაწილემ ცხადად გაიაზრა შეხვედრაზე განხილული საკითხები და მათ მიერ შესასრულებელი საქმე.

ეფექტური შეხვედრები განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია იმ სამყაროში, სადაც დრო ყველაზე ღირებული რესურსია.