სწორი მოლოდინების განსაზღვრის ხელოვნება

პროექტთან დაკავშირებული მოლოდინების სწორად განსაზღვრა პროექტების მენეჯერისთვის ყველაზე ძვირფასი უნარია. მიზნების ცხადად განსაზღვრის პირობებში, გუნდი უფრო მარტივად ახერხებს სასურველი შედეგების მიღწევას, დადგენილ ვადებში ასრულებს ყოველდღიურ პატარა და დიდ დავალებებს.

მოლოდინების მართვის შესწავლა ერთი სასწავლო მოდულის ფარგლებში, ძალიან რთულია, რადგან ყველას ინდივიდუალური გამოცდილება განსხვავდება ერთმანეთისგან. პროექტების მენეჯერებს უწევთ გამოიყენონ ბევრი სხვადასხვა უნარის კომბინაცია, ინტუიცია, მოსმენა, სწავლა და შემდეგ სწორად მიმართონ ეს უნარები პროექტის დაგეგმვისკენ.

სამსახურში სტრესს, გაურკვევლობას და დაბნეულობას, ხშირად სწორედ არასწორი მოლოდინები იწვევს. Gallup-ის მიერ ჩატარებული კვლევის თანახმად, სამსახურში ცხადი მოლოდინების დასახვით 22%-ით მცირდება დასაქმებულთა გადინება და 10%-ით იზრდება პროდუქტიულობა.

Harvard Business Review გვიზიარებს 5 მთავარ პრინციპს პროექტთან დაკავშირებული საერთო მოლოდინების სწორად დაგეგმვისთვის:

1. სწორი ბალანსის პოვნა და შენარჩუნება;

მოლოდინების მართვის დროს მნიშვნელოვანია ბალანსის შენარჩუნება. მაღალი მოლოდინების დასახვით შეიძლება საბოლოოდ იმედგაცრუება გამოიწვიოთ, დაბალი მოლოდინების განსაზღვრით კი მოტივაცია დაეკარგოს გუნდის წევრებს.

დასახეთ ცხადი გეგმები, იმგვარად, რომ გუნდის წევრებს არ მოუწიოთ საკუთარი დასკვნების გამოტანა. ლიდერებს, როგორც წესი, აქვთ მოლოდინი, რომ ყველა მათსავით ფიქრობს. შესაბამისად, მათ მიერ შექმნილ სისტემაში საჭიროდ არ თვლიან დამატებითი მითითებების მიცემას.

დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად, გუნდთან ერთად დასახეთ გეგმები და საერთო მიზნების მიღწევის გზები. თანაბრად მნიშვნელოვანია დასახული გეგმების პერიოდულად გადახედვა და მათი თავიდან შეფასება. პროექტის მიმდინარეობის განმავლობაში რამდენად მიყვება გუნდი გეგმას? დასახული მიზნების მიღწევა დარჩენილ ვადაში გონივრულია თუ არა? შეიძლება თუ არა გეგმების შეცვლა?

2. პროექტების მართვა და წყვილების თერაპია;

წყვილებს შორის კამათის გამომწვევი მთავარი მიზეზი ხშირად ისაა, რომ ერთ პარტნიორს არ ესმის მეორე პარტნიორის ჩუმი განზრახვების. იგივე მიდგომა შეგიძლიათ გამოიყენოთ კოლეგების მიმართაც.

პროექტის მენეჯერმა თავიდანვე უნდა განსაზღვროს, რომ ის არც ერთი კოლეგის მხარეს არ იჭერს, მისი დანიშნულებაა იყოს პროექტის მხარეს და უზრუნველყოს მისი დროულად და ხარისხიანად შესრულება.

პროექტების მენეჯერბს ხშირად უწევთ პროექტის და სამოქმედო გეგმის ცვლილება კლიენტების განწყობების ცვლილებების გათვალისწინებით. პროექტის მენეჯერები ხდებიან წყვილის თერაპევტები, მედიატორები. მათი დანიშნულებაა ყველამ იგრძნოს თავი დაფასებულად, აუხსნას ყველა მონაწილე მხარეს რისი გაკეთება შეიძლება, ასევე მიაწოდოს ლიმიტები.

ყველაზე გავრცელებული სცენარი შეგვიძლია ამგვარად წარმოვიდგინოთ - კლიენტმა დაადასტურა კრეატიული კონცეფცია, გუნდმა შემუშავებული კონცეფციის შესაბამისად მოამზადა პროექტი, რომელიც კლიენტს საბოლოოდ არ მოეწონა. ასეთ დროს, პროექტების მენეჯერმა უნდა უზრუნველყოს სწორი მითითებების მიღება კლიენტისგან, მისი გუნდისთვის მიწოდება, ახალი ვადების განსაზღვრა და თავიდან პრეზენტაცია.

3. მჭიდრო ურთიერთობების ჩამოყალიბება საკუთარი გუნდის წევრებთან;

პროექტების მართვისთვის საჭიროა მაღალი ემოციური ინტელექტი. პროექტების მენეჯერს უნდა ესმოდეს სხვადასხვანაირი სამუშაოს შესრულების სპეციფიკა, ძლიერი და სუსტი მხარეები, უნდა შეეძლოს საკუთარი გუნდის წევრებთან მჭიდრო ურთიერთობების ჩამოყალიბება.

ურთიერთობების ჩამოყალიბებისთვის მნიშვნელოვანია პროექტების მენეჯერმა გუნდში შექმნას ფსიქოლოგიური უსაფრთხოების შეგრძნება. რაც უფრო მეტად ენდობიან გუნდის წევრები პროექტების მენეჯერს, მით უფრო კომფორტულად გრძნობენ თავს გუნდში და შეუძლიათ ნებისმიერ დროს გამოხატონ საკუთარი აზრი, პროექტში შეიტანონ ცვლილებები, ისაუბრონ ახალი ვადების განსაზღვრის საჭიროებაზე და სხვა. ფსიქოლოგიური უსაფრთხოება განაპირობებს კომფორტულ გარემოს დასაქმებულებისთვის, სადაც შეუძლიათ თავისუფლად გასცენ და მიიღონ უკუკავშირი.

4. მყარი და მოქნილი სტრუქტურის ჩამოყალიბება;

მოლოდინების მართვის საუკეთესო მეთოდია მყარი და მოქნილი სტრუქტურის ჩამოყალიბება. მაშინაც კი როდესაც პროექტს ჰყავს საუკეთესო დასაქმებულები, საუკეთესო ტექნოლოგიები, საუკეთესო გეგმა, შეიძლება პროექტი დაგეგმილი გზით არ წავიდეს.

მოქნილობის უზრუნველყოფა შეიძლება შემდეგი მარტივი საშუალებებით - დაყავით დიდი პროექტი პატარა ნაწილებად. ეს პატარა ნაბიჯები უნდა იყოს მნიშვნელოვანი პროექტის წინსვლისთვის, თუმცა საჭიროების შემთხვევაში, მარტივად შეცვლადი.

5. გუნდისთვის საბოლოო მიზნის შეხსენება;

საერთო მიზანი ადამიანებს ერთ გუნდად კრავს და აერთიანებს. ადამიანები უფრო მეტად იჩენენ ინიციატივას, როდესაც ჩართულები არიან მიზნის მიღწევის ყველა ეტაპზე. პროექტის მენეჯერის ვალდებულებაა პროექტი წარმართოს, გადალახოს ყველა დაბრკოლება იმგვარად, რომ ყველა წევრს ახსოვდეს რა არის ამ მოგზაურობის მთავარი მიზანი.

წყარო - https://hbr.org/2023/10/the-art-of-setting-expectations-as-a-project-manager#:~:text=Build%20a%20structure%20that's%20sturdy,project%20can%20still%20go%20awry.