შეხვედრების რაოდენობის შემცირებით ან მისი გაუქმებით შესაძლებელია ხარჯების დაზოგვა და თანამშრომლების პროდუქტიულობის გაზრდა - Shopify

ხშირად, შეხვედრები სამუშაო პროცესის ნაწილი არ არის და პირიქით, დასაქმებულებს ხელს უშლის მუშაობაში. MIT Sloan Management Review-ს კვლევის თანახმად, დასაქმებულების დიდი ნაწილი მათი სამუშაო დროის 85%-ს შეხვედრებზე ატარებს. შეხვედრები იკავებს ბევრ დროს და უარყოფითი გავლენა აქვს დასაქმებულების პროდუქტიულობაზე.

Shopify ელექტრონული ვაჭრობის პლატფორმაა, რომლის მმართველმა გუნდმაც გადაწყვიტა შეეცვალა შეხვედრებთან დაკავშირებით არსებული მიდგომები.

2023 წლის პირველ სამუშო დღეს კომპანიამ დაიწყო ახალი პროცესების დანერგვა - ავტომატურად გაუქმდა ყველა შეხვედრა რომელშიც მონაწილეობას იღებდა სამი ან მეტი ადამიანი, წაიშალა უსარგებლო საკომუნიკაციო ჯგუფები თანამშრომლებს შორის, აიკრძალა ოთხშაბათ დღეს შეხვედრების ჩანიშვნა. დამატებით Shopify-ის დასაქმებულებს თხოვეს აუცილებელი შეხვედრები ჩანიშნულიყო მხოლოდ ხუთშაბათს. ამ პროცესის შედეგად გაუქმდა 12’000 შეხვედრა წლის განმავლობაში. კომპანიამ დასაქმებულებს მოუწოდა სატესტო რეჟიმით ემუშავათ ორი კვირის განმავლობაში და ამ პერიოდის გასვლის შემდეგ განესაზღვრათ შეხვედრები, რომელთა დაბრუნება აუცილებელი იქნებოდა.

Shopify გვიზიარებს რჩევებს თუ როგორ შეიძლება გაუმჯობესდეს კომპანიის პროდუქტიულობა შეხვედრების რაოდენობის შემცირებით და გაუქმებით:

1. კვლევის შედეგებით დასტურდება, რომ შეხვედრების შემცირება ზოგავს ხარჯებს და აუმჯობესებს პროდუქტიულობას;

კომპანიაში რადიკალური ცვლილებების განხორციელება ძალიან რთულია. თუმცა, შეხვედრების შემცირებასთან დაკავშირებით მრავალი კვლევა არსებობს, რაც შეგიძლიათ სასარგებლო არგუმენტების მისათითებლად გამოიყენოთ.

ყველა შეხვედრას, შეხვედრისთვის დახარჯულ დროს კომპანიისთვის თავისი ღირებულება აქვს. 2022 წელს University of North Carolina-ს მიერ ჩატარებული კვლევის თანახმად, არაკრიტიკული შეხვედრის ღირებულება განისაზღვრა 25’000 დოლარად, თითოეულ თანამშრომელზე ერთი წლის ჭრილში.

ბევრ შეხვედრას უარყოფითი გავლენა აქვს პროდუქტიულობაზეც. Shopify-ის მიერ შეხვედრების გაუქმების შემდეგ, კომპანიაში ახერხებენ 25%-ით მეტი პროექტის წარმატებით დასრულებას.

2. შეხვედრების შემცირებით თავისუფლდება მეტი დრო მნიშვნელოვანი დავალებების შესასრულებლად;

შეხვედრების შემცირებით ან მათი გაუქმებით დასაქმებული უკან დაიბრუნებს ყველაზე ძვირფას რესურსს - დროს. Shopify-ში თვლიან, რომ მნიშვნელოვანია თანამშრომელს ჰქონდეს შესაძლებლობა თავად განკარგოს საკუთარი დრო და დაუთმოს ის მისთვის და კომპანიისთვის პრიორიტეტულ დავალებებს.

3. შეხვედრების გაუქმების შემდეგ განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია ამ ახალი მიდგომის შენარჩუნებაზე ზრუნვა;

შეხვედრები კარგად ნაცნობი მოდელია ყველა კომპანიისთვის, ამიტომ შეიძლება დასაქმებულს წასძლიოს ძველ ჩვევასთან დაბრუნების სურვილმა. შესაბამისად, განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია ნაკლები შეხვედრის პროცესის დანერგვის შემდეგ, მენეჯემენტმა მუდმივად მიადევნოს თვალი, რამდენად სწორად სრულდება ახალი პროცედურები.

Shopify საკუთარ თანამშრომლებს უგზავნის პროგრესის ანგარიშებს, გამუდმებით უზიარებს შეხვედრების შემცირებით გამოწვეულ პოზიტიურ შედეგებს და ამ გზებით ცდილობს მუდმივად იზრუნოს ნაკლები შეხვედრის პოლიტიკაზე.

4. კომუნიკაციისთვის ახალი საშუალებების შერჩევა;

შეხვედრები კომუნიკაციისთვის ყოველთვის საუკეთესო გამოსავალი არ არის. Shopify-ის მიდგომით, მნიშვნელოვანია გუნდმა იცოდეს სად არის მათი „შეკრების ადგილი“. ეს ადგილი შეიძლება იყოს ონლაინ, რაიმე საერთო საკომუნიკაციო პლატფორმის სახით. გუნდის ლიდერმა უნდა გამიჯნოს მნიშვნელოვანი ტაქტიკური გადაწყვეტილებები, რომლებიც საჭიროებს სწრაფ რეაგირებას და ამგვარი კომუნიკაციისთვის დანერგოს ვიდეო ქოლები ან მოკლე მესიჯები, იმეილები - გარე კლიენტებთან კომუნიკაციისთვის და ა.შ.

5. წაახალისეთ შეხვედრების მიზნობრივად დაგეგმვა;

შეხვედრები რესურსების ხარჯვაა, თუმცა იმ კომპანიებისთვის, რომლებიც ჰიბრიდული ან დისტანციური მუშაობის მოდელით ოპერირებენ, შეიძლება საკომუნიკაციოდ კარგი საშუალება იყოს.

ქოლის პირველი რამდენიმე წუთი ერთმანეთის შესახებ სიახლეების გაცნობას და მოკითხვას სჭირდება. Shopify აღიარებს შეხვედრების ამ მნიშვნელობას და შესაბამისად არ აუქმებს ორ კაციან, პირისპირ შეხვედრებს.

ადამიანთან პირადი კავშირების ჩამოყალიბება განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი და აუცილებელია პრობლემების გადასაჭრელად, სტრატეგიის დასასახად, გუნდის ჩამოსაყალიბებლად და სხვა. Shopify მოუწოდებს დასაქმებულებს მიზნობრივად დაგეგმონ შეხვედრები, პატივი სცენ საკუთარ და სხვების დროს.