ეფექტური თანამშრომლობა დისტანციურად
დისტანციური კომუნიკაცია ყოველთვის ადვილი არ არის და შესაძლოა, ქვემოთ მოცემული მაგალითებიდან, რომელიმე კიდეც გეცნოთ:
ა) ღამის 10 საათზე, კორპორატიული იურისტი იღებს კოლეგისგან ტექსტურ შეტყობინებას და დაფიქრდება, არსებობს თუ არა საქმიანი მესიჯების არსამუშაო დროს გაგზავნის წესი ?
ბ) კლიენტთან ხანგრძლივი და დატვირთული ვახშმის შემდეგ, სარეკლამო მენეჯერი ხსნის ელ.ფოსტას და იღებს ხელმძღვანელის შემახსენებელ წერილს, რომ დროულად წარადგინოს ხარჯები. გაღიზიანებული ამ მიკრომენეჯმენტით, ისდაუყოვნებლივ პასუხობს მენეჯერს, საკმაოდ გაღიზიანებული
გ) გუნდის წევრებს შორის ყოველკვირეული საკონფერენციო ზარის დროს, დისტანციურად მომუშავე გუნდის ერთ-ერთი წევრი გაურკვევლობაშია, კოლეგას ხმა ნამდვილად „დახშულ“ რეჟიმზე აქვს დაყენებული, როცა კითხვაზე პასუხს აგვიანებს თუ უბრალოდ უყურადღებოა და ამას საბაბად იყენებს?
თუ ტელეფონზე ხმის გამორთვის ღილაკის გამოც კი შეიძლებანერვები მოგვეშალოს, თამამად შეიძლება ითქვას, რომ რთულ პერიოდში გვიწევს ცხოვრება. ციფრულმა ეპოქამ კომუნიკაციის რევოლუცია დაიწყო, კომუნიკაციის შეცვლა ბეჭდური მედიის გამოგონებასაც მოჰყვა. რა თქმა უნდა, ცვლილებები აისახა ჩვენზეც, თუ როგორ ვსაუბრობთ და აღმოჩნდა რომ, ხშირად „ბულეთ პოინტებით“. კომუნიკაციის რევოლუციამ გავლენა იქონია იმაზეც თუ რას ვისმენთ, ინფორმაციის უწესრიგო ნაზავს კი შეუძლია გაუგებრობისა და დაბნეულობისხშიერად შექმნა და ნეგატიური განწყობების გამოწვევაც.
დისტანციურ ჯგუფებად მომუშავე ადამიანები მუდმივად აწყდებიან ამ გამოწვევებს. Gallup-ისა და აშშ შრომის სტატისტიკის ბიუროს ბოლოდროინდელი შეფასებებით, ამერიკელების 22%-ი მუშაობს სახლიდან, ხოლო თითქმის 50%-ი ჩართულია დისტანციურ ან ვირტუალურ ჯგუფურ მუშაობაში. ეს მუდმივი ცვლა მოითხოვს ქცევისა და უნარების ახალ სტანდარტს.
რატომ საჭიროებს დისტანციურად გუნდური მუშაობა ახალ უნარებს? რა აკლია ჩვენს ტექსტურ შეტყობინებებს, ელ-ფოსტებს, საკონფერენციო საუბრებსა და სხვა ციფრულ კომუნიკაციებს? რა თქმა უნდა, ხეულის ენა. მაშინაც კი, როდესაც ჩვენ ერთ სივრცეში ვმუშაობთ, მესიჯების, ან ელ-ფოსტის ფორმალური ტონი ინდივიდუალური ინტერპრეტაციას დიდ შესაძლებლობებს ქმნის და თანაც ისეთს, რომ ხშირად უახლოესი მეგობრებიც კი იბნევიან. ციფრული კომუნიკაციის ინდივიდუალური და არასწორი ინტერპრეტაცია შფოთვებს იწვევს. ამას კი შესაძლოა არასასურველი შედეგები მოყვეს, როგორიცაა გუნდის მორალზე, ჩართულობასა და პროდუქტიულობაზე ნეგატიური გავლენა.
დისტანციურმაკომუნიკაციამშეიძლებაჩვენისაუბრებისსტანდარტულიტემპიშეცვალოს. ყოველიშემდგომიშეტყობინებისდაგვიანებით გაგზავნა კიხშირად, ემოციურირეაქციისდამალვასან დაგვიანებით გამოვლენასაც იწვევს. შესაძლოა, ყველასთვის ნაცნობი გამოცდილებაა, მეილის გაგზავნის შემდეგ ფიქრი და ღელვა, როგორ გაიგებს ადრესატი ჩვენს მესიჯს. შეიძლება უკვე შევეჩვიეთ ასინქრონულ კომუნიკაციას მაგრამ ეს კვლავ ეწინააღმდეგება სოციალური ურთიერთობის ნორმალურ წესებს. საპასუხო რეაქციების მიღების არარსებობის გამო, ჩვენ შეიძლება ყურადღება გაგვეფანტოს, საკუთარ თავში ეჭვი შევიტანოთ, ან თუნდაც იმედგაცრუებული დარჩეთ ჩვენი კოლეგებით.
ციფრული კომუნიკაციისა და დისტანციურად მუშობის პირობებში, გუნდმა ახალ და უკეთეს ხერხებს უნდა მიაგნოს. დისტანციური მუშაობისას არსებობს სამი ტიპის დაშორება: ფიზიკური (ადგილი და დრო), ოპერატიული (გუნდის ზომა, შესაძლებლობები და უნარების დონე) და თვისობრივი (ღირებულებები, ნდობა და ურთიერთდამოკიდებულება) მენეჯერებისთვის გუნდის მუშაობის მართვის საუკეთესო გზა თვისობრივი განსხვავების შემცირებაზე გადის. HBR გვირჩევს, დისტანციური კომუნიკაცია რეგულარულ ვიდეო ზარების ფორმატს მოვარგოთ, რაც გაცილებით უკეთესი საშუალებაა ურთიერთობის დამყარებისა და ემპათიის გამოსავლენად, ვიდრე „იმეილი“ ან მესიჯი. ასევე, სასურველია მენეჯერმა ხშირად გამოიყენოს გუნდის შეკვრის ვირტუალური რიტუალებსაც, რაც გუნდში რეგულარულ კომუნიკაციასა და თანამშორმლობის უნარებსაც აღადგენს.
HBR მა რამდენიმე საინტერსო მაგალითიც გაგვიზიარა, თუ როგორ უნდა ვმართოთ ეფექტური კომუნიკაცია დისტანციურად მომუშვე გუნდის წევრებთან:
მოკლე და გასაგები კომუნიკაცია ერთმანეთში:მესიჯის ეფექტურად გადაცემის მიზნით, ზოგჯერ ნაკლებ სიტყვებს ვიყენებთ. თუმცა, სიტყვაძუნწობამ შესაძლოა გუნდის წევრების დამატებითი დროის ხარვჯა გამოიწვიოს მოსმენილი მესიჯის სწორად აღსაქმელად (თუმცა, მესიჯის ინტერპრეტაცია მაინც არასწორად მოხდება). არ უნდა ვიფიქროთ, რომ სხვებს კარგად ესმით ჩვენიმინიშნებები და მოკლე გამონათქვამები. დრო უნდა დავუთმოთ სწორ კომუნიკაციას, სადაც ჩვენი ნათქვამი ყველასთვის უკიდურესად გასაგები იქნება. ვერასდროს ვიქნებით ზედმეტად „ზუსტი“, მაგრამ ძალიან ადვილია ვიყოთ ბუნდოვანი და გაუგებარი მესიჯების ავტორი
გუნდის დაბომბვა ზედმეტი მესიჯებით: აგრძელებთ თთოეული დავალების ელ-ფოსტით, ტექსტური შეტყობინებითა თუ ტელეფონით გადამოწმებას? ხართ თუ არა მიდრეკილი გადაამოწმოთ, მიიღეს თუ არა თქვენი შეტყობინება? ასეთი ქცევები ადრესატების მხრიდან აღიქმება ზეწოლად და სტრესად. კომუნიკაციის შერჩეულ საშუალებას შესაბამისი დრო სჭირდება მესიჯი მივიდეს ადრესატამდე. ერთი შეტყობინების გასაგზავნად ციფრული არხების უკლებლივ გამოყნება არაეფექტურია და გამაღიზიანებელიც. ასე რომ, კომუნიკაციის საშუალებას სწორად შერჩევა და მართვა სჭირდება.
კომუნიკაციის წესების შეთანხმება: ცხადი და გასაგები კომუნიკაციისთვის დისტანციურად მომუშავე გუნდებს ახალი ნორმების შემოღება სჭირდებათ. კომპანიამ Merck-ი, ციფრული კომუნიკაციებისათვის შექმნა აბრევიატურები, როგორიცაა "პასუხი ოთხ საათში“ (4HR)" და "არ არის საჭირო პასუხის გაცემა (NNTR)", რაც ვირტუალურ საუბრებს უფრო პროგნოზირებადსა და გასაგებს ხდის. თითოეულ გუნდს საკუთარი წესების დადგენა შეუძლია, მაგალითად, რომელი პლატფორმა გამოიყენოს კომუნიკაციისთვის Slack, Google Docs თუ Whatsap? შესაძლებელია , წესების შემოღებაც ინდივიდუალურ დონეზე, როგორიცაა ხალხისთვის სასურველი და მისაღები დრო პასუხის გასაცემად, წერის სტილი და ტონი. მაგალითად, ზოგ ადამიანს ურჩევნია მოკლე და სწრაფი მესიჯები, ზოგი კი ვრცელ და დეტალურ პასუხს ანიჭებს უპირატესობას. ასევე, ადამიანების დამოკიდებულება იუმორისა და არაფორმალური კომუნიკაციის მიმართაც განსხვავებულია და წესების დადგენისას, ამ ფაქტორის გათვალისწინებაც სასურველია
ხშირად, ადამიანის ადვილად შეცნობას მის სუსტ მხარედ მივიჩნევთ, თუმცა არსებობს რამდენიმე თვისება, რაც მეტად გვჭირდება გავიგოთ ან გამოვიცნოთ განსაკუთრებით ვირტუალური კომუნიკაციის დროს. ყველა უნიკალურები ვართ, მაგრამ ჩვენი ქცევებით სხვებს შეუძლიათ იწინასწარმეტყველონ, თუ რა იქნება ჩვენი მომდევნო ქცევა. ეს კი დღეს სასურველიცაა, ამით უკეთ ვაცნობთ სხვებს საკუთარ თავს. ამ პროცესის გასამარტივებლად, ყველას შეუძლია საკუთარი ქცევის ეტიკეტის ჩამოყალიბება და სისტემატიურად დაცვაც.
ფარული შესაძლებლობების დანახვა წერილობით კომუნიკაციეაში: ეკრანის მიღმა ურთიერთობამ გუნდის ზოგიერთი წევრისთვის ახალი შესაძლებლობებიც შეიძლება შექმნას. არსებობენ ადამიანები, რომლებსაც ნაკლებად გამოსდით პირისპირ საუბარში ჩართვა. ტექსტური შეტყობინებები ასეთი ადამიანებისთვის ქმნის სივრცეს ჩაერთონ გადაწყვეტილების მიღების პროცესშიც კი, რადგან ასეთი კომუნიკაციისას ნაკლებად ჩანს მოსაუბრის ინტერპერსონალური უნარები ან ემოციები. ScienceDirect ზე გამოქვენყებული კვლევის მხიედვით, ინტროვერტ ადამიანებს ნაკლებალდ აბრკოლებთ ონლაინ კომუნიკაცია. თუმცა, ვირტუალურ კომუნიკაციას დროს მნიშვნელოვანია ვაკონტროლოთ „ვირტუალური არაცნობიერი მიკერძოებულობა“, რომლის გავლენის გამოც პუნქტუაციამ ან შერჩეულმა სიტყვებმა, შესაძლოა რომელიმე გუნდის მიმართ ჩვენი მიკერძოებული დამოკიდებულება გამოავლინოს
ვირტუალურ სივრცეში სხეულის ენის არარსებობა სულაც არ ნიშნავს რომ დისტანციური კომუნიკაციის დროს ემოციებს ვერ გამოვხატავთ. ვირტუალურ სივრცეში აუცილებელია სტრიქონებს შორის კითხვაზე ყურადღების გამახვილება და ყურადღების მიქცევა მინიშნებებზე. მაგალითად, ძახილის ნიშნის ან უარყოფითი ემოჯის გამოყენება რომელიმე კომენტარზე, მშვენიერი მინიშნებაა ადრესატის მიმართ გამოხატულ ემოციაზე.
საზეიმო განწყობის შექმნა. ძველი ტრადიცია, დაბადების დღეზე ნამცხვრებით გამასპინძლება, დისტანციურად მომუშავე ჯგუფებისთვისაც შესაფერისია. საზეიმო განწყობებისა და სოციალიზასიითვის „ვირტუალური სივრცის“ შექმნა აუმჯობესებს თანამშრომლობისა და ურთიერთობის ხარისხს. აუცილებელია შინაარსობრივად განსხვავებული ჯგუფების ვირტუალურ სივრცეში დაახლოვებაც. HBR პარტნიორმა ერთერთმა კომპანიამ ახალი თანამშორმლის გუნდში მიღების აღსანიშნავად სპეციალური ემოჯიც კი შექმნა. როგორი იქნება სოციალიზაციის „წესები“ ეს გუნდზეა დამოკიდებული და შეუძლია საკუთარი უნიკალური მეთოდი შექმნას, მთავარია რომ არსებობდეს ვირტუალური სივრცე სოციალიზაციისთვის.
რაც უფრო მეტი ურთიერთობა მოგვიწევს ციფრულ სამყაროში, მით უფრო მეტ, არასწორი კომუნიკაციისა და გაუგებრობის ახალ ფორმებთან გვექნება შეხება. გამოსავალი ახალ ტექნოლოგიებში არ უნდა ვეძებოთ (თუმცა, ეჭვგარეშეა, რომ ამგვარი ხარვეზის გამოსწორების მცდელობა მრავლად იქნება). ამის ნაცვლად, გამოსავალი ჩართულობის ახალი წესების შექმნაში მდგომარეობს; ასევე კომუნიკაციის იმ უნარ-ჩვევების შექმნაში, რომლებიც ჩვენი ციფრული ტექნოლოგიების ეპოქის მოთხოვნებს შეესაბამება.
წყარი: HBR
